Maak serieus werk van fraudepreventie

Hoewel u het zich wellicht niet kunt voorstellen, is er een reële kans dat ook in uw onderneming één of meer medewerkers zich schuldig maken aan fraude. Fraude komt namelijk vrijwel overal voor, want realiseert u zich dat ook ‘kleine diefstallen’ onder fraude vallen. En aangezien deze zogenoemde ‘interne fraude’ uw onderneming heel veel geld kan kosten, is het belangrijk om serieus werk te maken van fraudepreventie. Want voor fraude geldt: “Gelegenheid maakt de dief.” U kunt dus al heel veel schade voorkomen door maatregelen te nemen die de mogelijkheid om te frauderen aanzienlijk verkleinen.

Begin met een risicoanalyse

Een gedegen anti-fraudebeleid begint met het maken van een risicoanalyse. Dit houdt in dat u inventariseert welke factoren in uw onderneming het risico op fraude vergroten. Enkele voorbeelden van zulke risicofactoren:

• contante geldstromen; hoe meer contant geld er in uw onderneming omgaat, hoe groter het risico op fraude;
• gelegenheid; de gelegenheid om te frauderen wordt groter als de financiële structuur en de bedrijfsprocessen niet op orde zijn, en als er weinig of geen controle plaatsvindt op de uitgevoerde werkzaamheden, want in dat geval is de pakkans relatief klein en zullen medewerkers het eerder aandurven om te frauderen;
• noodzaak; werknemers met geldproblemen frauderen relatief vaker;
• onvrede; ontevreden medewerkers komen eerder in de verleiding om te frauderen dan hun collega’s die wel tevreden zijn.

Neem concrete maatregelen

Nadat u de risicofactoren heeft geïnventariseerd, moet u concrete maatregelen nemen om óf de risico’s te verkleinen óf – waar dat niet meteen mogelijk is (u kunt immers niet de geldproblemen van uw medewerkers oplossen) – de pakkans zo groot mogelijk maken. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan:

• De interne processen op orde brengen. Zorg ervoor dat de interne processen zodanig worden ingericht dat de mogelijkheden om te frauderen zo klein mogelijk worden. Concreet betekent dit dat u ‘functiescheidingen’ moet aanbrengen, wat bijvoorbeeld inhoudt dat een inkoper zelf geen inkoopfacturen inboekt. In een volgende blog besteed ik uitgebreid aandacht aan deze functiescheidingen.
• Leidinggevenden (laten) trainen om signalen van fraude te herkennen.
• Laat uw medewerkers screenen, in elk geval voor de integriteitgevoelige functies in uw onderneming, zoals werknemers die veel met contant geld omgaan en managers met belangrijke bevoegdheden.
• Stel een gedragscode op waarin duidelijke regels staan over ontoelaatbaar gedrag én over de consequenties als men deze regels niet naleeft.
• Stel een klokkenluidersregeling op en zorg dat medewerkers anoniem kunnen melden. Vaak durven medewerkers niet over collega’s of leidinggevenden te ‘klikken’, omdat zij bang zijn dat dit nadelige gevolgen heeft. Een goede klokkenluidersregeling beschermt uw werknemers tegen dergelijke gevolgen. Zorg er ook voor dat men fraude anoniem kan melden, bijvoorbeeld bij een externe bedrijfsrechercheur.
• Communicatie en samenwerking verbeteren. Hoe beter er wordt gecommuniceerd en samengewerkt, hoe meer men van elkaar ziet, hoort en weet. En dat helpt bij het opvangen/herkennen van fraudesignalen.

Christ van Giersbergen, partner van CEO Capabel, helpt u graag met een risicoanalyse en fraudepreventie.